출근하자마자 퇴근하고 싶어 지는 회의

출근하자마자 주간 PMO(*) 미팅에 들어갔다 나왔더니 갑자기 퇴근하고 싶어 지는 마음이 들어서 회의에 대해 평소에 생각하고 있던 것을 몇 자 적어보려 한다. 나쁜 회의를 좋은 회의로 만드는 방법이랄까?

 

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■ 회의의 목적이 불분명한 회의

 

의외로 목적 없이 모이는 회의들이 많다. "주간~", "월간~" 등 특정 주기가 회의 앞에 붙는 회의들이 많이 있을 것이다.

부서나 TF(Task Force)가 의례 모이는 경우다.
애자일 조직이 아침마다 데일리 스크럼을 하는 것도 주기적이라고 볼 수 있지만, 그것은 매일 아침 프로젝트 진행상황을 파악하고 조율하기 위한 목적이라는 것이 분명히 있다.

의장(대부분 회의 구성원 중 가장 책임자)이 회의 전 이번 회의는 어떠한 목적으로 시작되는지, 그리고 회의실에서 나갈 때 각자 무엇을 갖고 나가야 할 것인지 선언하는 것도 회의의 목적을 분명하게 공유하여 회의 목적을 이루는 좋은 방법이다. 의장이 회의의 목적을 선언할 수 없다면, 그 회의는 모여서는 안 되는 회의라 생각한다.

회의에는 많은 비용이 발생한다. 1시간의 회의가 진행된다고 했을 때, 모인 인원의 시간당 비용 X 모인 인원이 그 회의를 통해 소진된 비용이다. 그러한 비용을 지불해서라도 모여서 무언가 결정하거나 공유해야 한다고 판단된다면 회의를 소집해야 한다.
주기적으로 모이는 회의에 대해서도 대체 가능한 방법이 있는지를 고민하고 가능한 방법이 있다면 가급적 회의를 소집하지 않는 것이 좋다.

 

 

■ 목적이 있어도 목적한 바 대로 진행되지 않는 회의

 

회의의 목적이 분명하게 정의되고 전달되었다고 해도 잘 흘러가지 않는 회의가 많다.
이런 경우는 주로 몇명이 주도적으로 이야기하고 다른 사람들은 그저 듣기만 하는 분위기 속에서 자주 발생한다.
특히 이슈에 대해 해결방안을 마련하기 위한 회의라면, 상급자가 주로 의견(혼내는)을 내고, 실수하거나 문젯거리를 들고 온 사람은 변명하거나 입을 다물고 있게 되는 경우도 많다.

이럴 때에는 객관적으로(해당 주제에 대해 이해관계가 최소인) 주제를 이끌어나갈 수 있는 퍼실레테이터(facilitator) 성격의 의장을 한 명 정해서 그 사람이 회의를 이끌어나가도록 하는 것도 좋은 방법이다.
객관적으로 회의를 바라보고 진행할 수 있는 사람이 회의를 진행하면 회의에 모인 최상급자 또는 몇몇 사람들이 절반 이상 시간 발언을 하며 자기 의견을 전달하려 하는 것도 중재할 수 있다.

결정에 대한 각 참석자들의 Action Item을 회의 마무리에 언급해 보는 것도 좋은 방법이다.
"그래서 이 결정을 시행하려면 나는, 우리 부서는 무엇을 해야 하지?" 라는 질문에 스스로 대답할 수 있다면, 적어도 본인은 이 회의에서 얻고 나가는 것이 있다고 볼 수 있다. 즉 회의 최초의 목적을 이루고 나가는 것이다.

회의 시간을 정확히 정해놓고 회의를 시작하는 것도 좋다.
사람들은 무언가 마감에 쫏기면 조바심을 내고 마감까지 해야 하는 일들에 집중하게 된다. 이러한 인간의 성격을 이용하면 보다 회의 목적에 집중할 수 있다.

 

 

■ 다른 커뮤니케이션 수단으로 대체 가능한데도 무작정 모이는 회의

 

앞서도 잠깐 언급했지만, 회의에는 많은 비용이 들며, 굳이 그렇게 같은 시간대에 같은 장소에 모여야만 처리 가능한 업무는 생각보다 많지 않기 때문에 회의를 대체 가능한 수단이 있다면 검토해볼 필요가 있다.

주간 공유할 업무를 메일이나 다른 협업 툴에 업데이트해서 여러 사람이 공유할 수 있도록 하는 방법이라든지, 꼭 모여야 하는 상황인데 시간이 없다면 최근 많이 사용되는 화상회의를 도입하는 것도 고민해 볼 필요가 있을 것 같다.

또한 여러 주제를 같이 논의하는 것도 필요하겠지만, 회의에 참석한 몇 명에만 해당하는 내용들이라면 회의를 최대한 쪼개서 시간도 줄이고 집중도 있게 논의하는 것도 가능할 것 같다.

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이런 이야기들을 회의 시간에 했다면, 아마도 회의는 더 길어졌을 것 같다.
하고 싶은 말을 꾹 참으면 정신건강에 별로 도움이 되지 않을 것 같아서 내 개인 공간인 이곳에 남겨둔다.

 

* PMO는 'Project Management Office'의 약자로, 회사 또는 어떤 그룹 내의 모든 프로젝트들을 조망하면서 이슈를 고민하고 함께 해결하기 위한 조직이라고 볼 수 있다. 프로젝트를 감독하는 PD(Project Director)들만 모아 놓고 PMO라고 부르기도 하지만, 어떤 회사들은 PD들이 여러 부서에 흩어져 있고 주기적으로 모여서 PMO 미팅을 진행한다.